Leitfaden 03
Mehrere Häuser verwalten
Für Betreiber mit mehreren Häusern: gemeinsame Preisregeln, getrennte Berichte und ein Kundenbereich, in dem bis zu zwölf Häuser nebeneinander stehen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Betreiber und kleine Gruppen mit zwei bis zwölf Häusern. Er beschreibt, wie sich mehrere Häuser im MinderProperty gemeinsam führen lassen, ohne dass die Buchhaltung oder die Reservierungsleitung eines einzelnen Hauses ihre Übersicht verliert. Grundlage ist der "Anschluss Verwaltung mehrere Häuser: SiteMinder Kanal-Manager-Integration". Der Anschluss wird über die offizielle SiteMinder-Schnittstelle mit Ihrem Konto verbunden und legt für jedes Haus einen eigenen Bereich im Kundenbereich an.
Wann sich der Anschluss lohnt
Der Anschluss lohnt sich, sobald zwei oder mehr Häuser mit vergleichbarem Preisniveau geführt werden. Bei zwei sehr unterschiedlichen Häusern (etwa ein Landhotel und ein Stadthotel) rechnen wir oft nach, ob nicht zwei getrennte Kundenbereiche sinnvoller sind. Der Anschluss lohnt sich immer dann, wenn die Reservierungsleitung an einem zentralen Ort sitzt und für alle Häuser gemeinsam Preise setzt. Für Häuser mit rein lokaler Führung ist er weniger sinnvoll.
Der Aufbau im Kundenbereich
Im Kundenbereich erscheint nach der Aktivierung des Anschlusses ein neuer Bereich "Meine Häuser". Dort sehen Sie bis zu zwölf Häuser nebeneinander. Jedes Haus hat eine eigene Farbe, damit die Rezeption auf einen Blick erkennt, welcher Bericht zu welchem Haus gehört. Sie können Häuser umbenennen, sortieren und mit einer eigenen Anschrift versehen. Berichte werden getrennt geführt und lassen sich mit einer gemeinsamen Sicht überlagern, wenn Sie die Gesamtbelegung Ihrer Gruppe sehen möchten.
Gemeinsame Preisänderungen
Wer mehrere Häuser mit vergleichbarem Preisniveau führt, will Preise oft gleichzeitig ändern. Der Anschluss erlaubt es, eine Preisänderung einmal einzutragen und für ausgewählte Häuser gleichzeitig zu übernehmen. Sie wählen die Häuser aus, für die die Änderung gelten soll, und bestätigen den Schritt. Der Anschluss arbeitet neben SiteMinder und schreibt die Preise über die offizielle SiteMinder-Schnittstelle in die jeweiligen Konten der Häuser. Die Häuser, die nicht ausgewählt sind, bleiben unverändert.
Getrennte Berichte, getrennte Zahlen
Für die Buchhaltung ist wichtig, dass jedes Haus seine eigenen Umsatzzahlen behält. Der Anschluss trennt die Zahlen sauber. Der Monatsbericht kommt für jedes Haus einzeln und, wenn Sie es wünschen, zusätzlich als Gesamtübersicht. Die Steuerberatung erhält für jedes Haus einen eigenen DATEV-Import, wenn Sie das Modul "DATEV-Anschluss" ebenfalls nutzen. Auf keinem Bericht mischen sich Zahlen aus zwei Häusern, außer Sie fordern die gemeinsame Sicht ausdrücklich an.
Rechte für einzelne Mitarbeiter
Im Kundenbereich lässt sich für jede eingeladene Person festlegen, welche Häuser sie sehen darf und welche Rechte sie in welchem Haus hat. Ein Beispiel: Die Rezeptionsleitung in Haus A sieht nur die Zahlen für Haus A und darf Preise ändern. Die Geschäftsführung sieht alle Häuser und darf Preise ändern. Die Buchhaltung sieht alle Häuser, darf aber keine Preise ändern. Die Rechte lassen sich jederzeit anpassen, ohne dass für die Person eine neue Anmeldung nötig wird.
Was bei einer Übernahme eines weiteren Hauses passiert
Wenn Sie ein weiteres Haus übernehmen, öffnen Sie im Kundenbereich unter "Meine Häuser" den Punkt "Haus hinzufügen". Sie tragen den Anmeldenamen des SiteMinder-Kontos des neuen Hauses ein, verbinden das Konto nach dem gewohnten Schritt, und das neue Haus erscheint als weiterer Bereich in Ihrer Übersicht. Bestehende Preisregeln lassen sich, wenn passend, mit einem Klick auf das neue Haus übertragen. Der Anschluss ersetzt SiteMinder nicht und verändert die bestehenden Einstellungen im neuen Haus nur dann, wenn Sie das ausdrücklich bestätigen.
Bezahlung und Abrechnung
Die Bezahlung erfolgt für jedes Haus getrennt oder gebündelt, je nach Wunsch. Die meisten Gruppen wählen eine gemeinsame Abrechnung mit einer Kostenaufteilung nach Zimmerzahl. Auf der Rechnung erscheint jede einzelne Modulnutzung mit dem zugehörigen Haus, damit die Buchhaltung die Kosten auf die richtigen Kostenstellen buchen kann. Die Rechnungsanschrift kann eine gemeinsame Verwaltungsanschrift sein oder je Haus getrennt geführt werden.
Was der Anschluss nicht macht
Der Anschluss legt keine gemeinsame Reservierungsstrecke über alle Häuser. Jedes Haus behält seine eigene Reservierungsstrecke und seine eigenen Portalzugänge. Der Anschluss legt außerdem keine gemeinsame Kundendatenbank an. Wir empfehlen bewusst diesen Weg, weil die Anforderungen an den Datenschutz für gemeinsame Kundendaten hoch sind und die meisten Gruppen die getrennte Führung ohnehin bevorzugen.
Wenn Sie mit uns über den passenden Zuschnitt für Ihre Gruppe sprechen möchten, schreiben Sie uns unter hallo@minderproperty.org. Der erste Monat ist inklusive Einrichtung.