DATEV-Anschluss für Hotel-Steuerberater

Der Monatsabschluss ist in vielen Hotels die anstrengendste Woche des Monats. Die Rezeption liefert einen Umsatzbericht, die Bar liefert einen weiteren Bericht, der Frühstücksdienst notiert die Zahl der Frühstücke, und die Steuerberatung fragt an mehreren Stellen nach, warum eine Zahl nicht passt. Der DATEV-Anschluss soll diese Rückfragen von vornherein vermeiden. Der Beitrag beschreibt, welche Felder wir aus der Praxis empfehlen, welche Steuersätze wir standardmäßig hinterlegen und welche Fallstricke wir bei den ersten Kundenhäusern beobachtet haben.

Warum ein CSV nicht reicht

Ein einfacher CSV-Export reicht der Steuerberatung nicht. DATEV erwartet eine feste Feldreihenfolge, feste Konten aus dem Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04, feste Steuerschlüssel und ein festes Belegdatum. Ein CSV, das nur Datum, Bezeichnung und Betrag enthält, muss die Steuerberatung händisch nachbearbeiten. Das kostet Zeit und führt zu Rückfragen. Der DATEV-Anschluss vermeidet das, indem er den Monatsumsatz direkt im DATEV-Format ausgibt.

Die Felder, die wir empfehlen

Für die meisten Häuser reichen sieben Felder aus:

• Belegdatum — der Tag, an dem die Umsatzsteuer entsteht, meist der Anreisetag.
• Rechnungsnummer — die im Hotel eindeutige Rechnungsnummer.
• Belegtext — Zimmer, Frühstück, Bar, Tagungsraum, Sonstiges.
• Bruttobetrag — der vom Gast bezahlte Betrag.
• Steuersatz — sieben Prozent für Übernachtung, neunzehn Prozent für Speisen und Getränke.
• Konto — das Sachkonto aus dem Kontenrahmen, zum Beispiel 8300 für Übernachtungserlöse ermäßigt.
• Gegenkonto — das Debitorenkonto oder Kassenkonto.

Die Sache mit den zwei Steuersätzen

In Deutschland gilt für die reine Übernachtung der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent. Für Frühstück, Bar, Tagungsraum und Reinigung von Textilien gilt der reguläre Steuersatz von neunzehn Prozent. Wer diese Trennung erst am Monatsende macht, sitzt lange am Excel-Sheet. Der DATEV-Anschluss macht die Trennung schon bei der Zimmerbuchung: Zimmer landet automatisch auf dem Übernachtungskonto mit sieben Prozent, Frühstück auf dem Erlöskonto Frühstück mit neunzehn Prozent. Das Modul wird über die offizielle SiteMinder-Schnittstelle mit Ihrem Konto verbunden und liest die Reservierungsdaten direkt dort aus.

Bettensteuer, Kurabgabe, Gäste ohne feste Adresse

Bettensteuer und Kurabgabe sind keine Umsatzsteuer, sondern getrennte Abgaben. Sie landen im DATEV-Anschluss auf einem eigenen Konto, das die Steuerberatung mit uns einmal festlegt. Gäste ohne feste deutsche Adresse werden aus der Bettensteuer meist herausgerechnet, wenn die Reise nicht privat ist. Der DATEV-Anschluss trennt diese Fälle automatisch, wenn im Reservierungssystem der Reisezweck notiert ist.

Der Ablauf am Monatsende

Am dritten Werktag nach Monatsende erhält Ihre Steuerberatung eine E-Mail mit dem DATEV-Import. Sie öffnet den Import in DATEV Rechnungswesen und übernimmt die Daten mit einem Klick. Wenn eine Zahl nicht passt, ist das meist eine Stornierung, die am letzten Tag des Monats gebucht wurde und im Reservierungssystem noch nicht aktualisiert war. Diese Fälle sind sofort erkennbar und lassen sich in wenigen Minuten klären. Das Modul arbeitet neben SiteMinder und ersetzt SiteMinder nicht.

Was sich für die Rezeption verändert

Für die Rezeption verändert sich nichts. Sie bucht Reservierungen weiter im gewohnten System, sie stellt Rechnungen weiter im gewohnten Format aus, sie liest weiter den gewohnten Tagesbericht. Der DATEV-Anschluss läuft im Hintergrund und übernimmt die Umsätze am Monatsende. Das Modul ersetzt SiteMinder nicht und greift nicht in die Rechnungsstellung ein.

Wenn Sie mit Ihrer Steuerberatung sprechen möchten, ob der Anschluss für Ihr Haus passt, schreiben Sie uns unter hallo@minderproperty.org.